Con la fase di audit finanziario sulle spese, l’analista traccia l’entità e la tempistica delle spese di un progetto, mentre lo stesso è in fase di avanzamento.
Si tratta di una parte importante delle analisi, piuttosto complessa, all’interno della quale spicca il post-audit del progetto, attraverso il quale vengono valutate le decisioni passate a beneficio delle future analisi.
Molte aziende hanno l’abitudine di rivedere le spese durante la fase di controllo dei progetti approvati. Spesso sono necessari rapporti trimestrali in cui il manager che supervisiona il progetto riassume le spese effettuate fino ad oggi, le confronta con gli importi preventivati e spiega le differenze tra i due. Tale supervisione durante questa fase di implementazione rallenta i top manager nel prevedere i costi.
Alcune aziende richiedono ai progetti che si prevede superino il loro budget di un certo ammontare o percentuale di un certo importo in dollari di presentare nuove richieste di stanziamento per assicurarsi i fondi aggiuntivi. Le revisioni delle implementazioni permettono ai manager di conoscere le aree di potenziale problematica, in modo che le proposte future possano render conto di tali aree nella loro analisi iniziale.
Oltre ai costi di implementazione, le aziende dovrebbero anche confrontare i flussi di cassa previsti con le prestazioni effettive dopo il completamento del progetto. Questa analisi fornisce i dati relativi all’accuratezza nel tempo delle previsioni dei flussi di cassa, che permetteranno all’azienda di scoprire cosa è andato bene con il progetto, cosa è andato male e perché.
La gestione della forza lavoro viene sottoposta ad audit per scoprire e giustificare le maggiori deviazioni delle prestazioni effettive rispetto alle prestazioni previste. Sono necessarie ragioni specifiche per le deviazioni dal budget affinché l’esperienza sia d’aiuto a tutti gli interessati. Un sistema di questo tipo aiuta anche a controllare i problemi all’interno dello studio contribuendo a ridurre l’imbottitura (cioè a sopravvalutare i benefici delle proposte di progetto preferite o convenienti), aumentando così gli incentivi per la gestione dei reparti in modo da aiutare lo studio a raggiungere gli obiettivi prefissati.
Il risultato è che i responsabili prendono le decisioni in base ai flussi di cassa, mentre vengono valutati da un sistema di contabilità, un concetto che sembra aiutare a correggere questo problema di sistema di valutazione è il valore aggiunto economico (VAE). La possibilità di abbandonare un investimento prima della fine della sua vita utile o vita economica stimata amplia le opzioni a disposizione del management e riduce il rischio associato alle decisioni basate sul mantenimento di un assetto alla fine della sua vita economica. Questa forma di contingency planning offre ai decisori una seconda possibilità quando si tratta di affrontare le incertezze economiche e politiche del futuro.